Privacyverklaring

Wie we zijn

Qwibo is een dienst van 404 collective (KvK 42028475). Vragen over privacy stuur je naar info@404co.nl.

Twee rollen

• Voor deze website en je account zijn wij verantwoordelijk voor de gegevens (verwerkingsverantwoordelijke).
• Voor de berichten en gegevens die jouw bedrijf via Qwibo verwerkt, zoals mail en WhatsApp-berichten van jouw klanten, is jouw bedrijf verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Daarvoor sluiten we een verwerkersovereenkomst met je af. Ben je klant van een bedrijf dat Qwibo gebruikt? Dan kun je voor je gegevens het beste eerst bij dat bedrijf terecht.

Welke gegevens

• Contactformulier: je naam, bedrijf (als je dat invult), e-mailadres en je bericht.
• Account: je naam, e-mailadres, de bedrijfsgegevens bij je KvK-nummer en welke medewerkers toegang hebben.
• Koppelingen die je zelf aanzet: mail, WhatsApp-berichten, agenda-afspraken en gegevens uit je boekhouding of andere systemen, voor zover Qwibo die nodig heeft om berichten te verwerken.
• Gebruik en beveiliging: een logboek van wat Qwibo en je medewerkers doen (zodat alles terug te draaien is) en serverlogs met IP-adressen.

We gebruiken geen advertentiecookies en verkopen geen gegevens.

WhatsApp

Koppel je WhatsApp Business, dan loopt dat via het WhatsApp Business Platform van Meta. Jij geeft daarvoor in het venster van Meta zelf toestemming, voor je eigen bedrijfsnummer. Qwibo ontvangt dan:

• berichten die klanten naar je bedrijfsnummer sturen, met hun naam en telefoonnummer;
• berichten die jij of je medewerkers via Qwibo of de WhatsApp Business-app versturen;
• als je de app op je telefoon blijft gebruiken (coexistence): eenmalig je contacten en de chatgeschiedenis van maximaal 180 dagen, zodat Qwibo de context van een gesprek kent.

We gebruiken deze gegevens alleen om berichten in je Qwibo-inbox te tonen en antwoorden of taken voor te stellen. Qwibo verstuurt niets zonder dat iemand van je bedrijf het bevestigt, tenzij je een soort actie zelf op automatisch zet. We gebruiken WhatsApp-gegevens niet voor advertenties en delen ze niet met anderen dan de partijen hieronder. Voor wat Meta zelf met gegevens doet, geldt het privacybeleid van WhatsApp.

AI

Om berichten te begrijpen en antwoorden voor te stellen gebruikt Qwibo taalmodellen van Anthropic (Claude) via de zakelijke API. Anthropic gebruikt die gegevens niet om modellen te trainen. We sturen alleen mee wat nodig is voor het bericht dat op dat moment verwerkt wordt, nooit wachtwoorden of sleutels.

Waar je gegevens staan

Je gegevens staan in de EU, op een paar diensten na die in de tabel staan. Deze partijen werken voor ons (subverwerkers):

Gaan gegevens naar de VS, dan gebeurt dat onder het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Waarom we dit mogen

• om de dienst te leveren die je hebt afgenomen (overeenkomst);
• om Qwibo veilig te houden en misbruik te voorkomen (gerechtvaardigd belang);
• om aan de wet te voldoen, zoals de bewaarplicht voor onze administratie.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Account en gekoppelde gegevens: zolang je Qwibo gebruikt. Zeg je op, dan verwijderen we ze binnen 30 dagen.
• Contactformulier: tot 12 maanden na ons laatste contact.
• Facturen en betalingen: 7 jaar, omdat de wet dat vraagt.

Beveiliging

Elk bedrijf ziet alleen zijn eigen gegevens. Toegangssleutels van koppelingen staan versleuteld in een kluis, nooit in platte tekst. Inloggen kan met tweestapsverificatie, en je bepaalt per medewerker wat die mag. We werken aan certificering volgens ISO 27001.

Gegevens laten verwijderen

1. WhatsApp of een andere koppeling loskoppelen: ga in Qwibo naar Koppelingen en kies Ontkoppelen. Qwibo ontvangt dan niets meer en de toegangssleutel wordt uit de kluis verwijderd. Je kunt Qwibo ook weghalen in de instellingen van je WhatsApp Business-account bij Meta.
2. Alle gegevens laten verwijderen: mail naar info@404co.nl vanaf het e-mailadres van je account. We verwijderen je gegevens binnen 30 dagen en laten je weten als het klaar is. Alleen wat we volgens de wet moeten bewaren, zoals facturen, blijft staan.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of verwijderen, de verwerking beperken, bezwaar maken en je gegevens meenemen. Mail daarvoor naar info@404co.nl; we reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Passen we deze verklaring aan, dan staat de nieuwe datum bovenaan. Bij grote wijzigingen laten we het klanten vooraf weten. Vragen? Neem contact op.